Planlægning af polterabend – så nemt kan det gøres!

Planlægning af polterabend – så nemt kan det gøres!

Skal du arrangere polterabend for en af dine venner eller et familiemedlem?

Det kan virke en anelse uoverskueligt at skulle fylde en hel dag med spændende aktiviteter og sjove påfund, som alle vil synes om og som folk vil snakke om længe efter. Og det er bestemt heller ikke en dag man kan arrangere på ingen tid, så det er rigtig godt at have styr på planlægningen og uddelegeringen af opgaver fra starten.  Vi har deltaget i planlægningen og udførelsen af vores del af polterabender og vores erfaring fortæller os da også, at en velplanlagt polterabend oftest forløber bedst. Derfor vil vi også gerne dele ud af vores erfaringer og komme med en række gode tips til hvordan man griber planlægningen bedst muligt an:

Sådan kommer I godt i gang med planlægningen:

”Godt begyndt er halvt fuldendt. ” Det er måske lidt af en kliché, men der er faktisk noget om snakken. Det handler egentlig om at ’planlægge sin planlægning’. Hvis I får styr på nedenstående, så er I allerede rigtig godt i gang:

  • Vælg en eller to personer, der skal stå i spidsen for at arrangere polterabenden.
  • Bliv enige om et budget. En polterabend kan nemt rende op i 500-1000 + kr. pr mand. Det er derfor vigtigt at I fastsætter et rimeligt budget og holder jer til det.
  • Vælg en dag hvor bruden/gommen har fri (lav evt. en ”falsk” invitation til en fødselsdagsfest e.l. så vedkommende tror han/hun skal noget helt andet den pågældende dag. På den måde forhindrer I også at dagens hovedperson pludselig har lagt andre planer.
  • HUSK: Bruden/gommen skal ikke betale for sin egen polterabend, så prisen for ham/hende skal selvfølgelig medregnes i det samlede budget.

 Eventhall 1

 

Invitation og tilmelding

Ingen polterabend uden gæster. Husk, at en polterabend også kræver planlægning for de inviterede – og det er uanset om det gælder pasning af børn/ hus eller afklaring med den bedre halvdel og budgetlægning. Det er selvfølgelig også i din interesse, som ansvarlig for polterabenden, at så mange af brudens/gommens venner og familie har mulighed for at deltage. Herunder får du et par råd til, hvordan du gør det nemt for de inviterede at takke ja til invitationen:

  • Send invitationerne ud i god tid og husk at fastsætte en dato for sidste tilmelding. Selvom programmet ikke er fastlagt kan I sagtens invitere folk så snart I har fastsat en dato og et vejledende budget.
  • Følg op på invitationen: Sørg for at alle har modtaget den og svarer tilbage inden tilmeldingsfristen.
  • Få kontaktoplysninger på de tilmeldte, så I hurtigt og nemt kan få fat i dem.
  • Sæt en betalingsfrist, så I har pengene inden selve arrangementet løber af stabelen. Læg evt. denne først på måneden, hvor folk har fået løn og har overskud til at betale. Ved at få folk til at betale i god tid undgår I også at rende rundt med tusindvis af kroner i kontanter på selve dagen.
  • Hvis nogen alligevel skulle være forhindrede i at deltage, så aftal et afbudsbeløb, så jeres udgifter for booking af aktiviteter, der ikke kan aflyses, er dækket.
  • Når arrangementet er på plads kan I sende et færdigt program for dagen til alle de tilmeldte. Send gerne dette 1-2 uger inden selve dagen. Husk at informere folk om hvad de bør medbringe – fx skiftetøj, håndklæder osv. alt efter aktiviteterne.

 Eventhall 2

Hvad skal I lave?:

Husk: det er brudens/gommens dag, så find på noget, som I tror han/hun vil synes er sjovt! En polterabend er en fed mulighed for at ryste den kommende brud/gom sammen med svigerfamilie/venner af familien, som han/hun måske ikke kender så godt. I vores arbejde ser vi tit at folk fuldstændigt smider hæmningerne og faktisk kommer tættere på hinanden – bare fordi de er trukket i et fjollet sumobryderkostume eller konkurrerer om at slå søm i en træstub. I skal med andre ord ikke undervurdere effekten af at aktivere folk og tvinge dem til at konkurrere lidt mod hinanden:

  • Book aktiviteter og borde på restaurant/barer i god tid!
  • Vælg aktiviteter eller steder, hvor der bliver rig mulighed for at folk kan komme til at lære hinanden at kende.
  • Det gør ikke noget at folk må træde lidt ud af deres ”comfort zone”. Det kan få festens mere tilbagetrukne deltagere til at smide hæmningerne og det gør dagen så meget sjovere.
  • Der findes et utal af aktiviteter I kan kaste jer ud i. Prøv for så vidt muligt at holde aktiviteterne samlet i et område/en by, så I sparer tid og penge på transport.

Hvis I bruger ovenstående råd er I rigtig godt på vej til at give jeres kommende brud/god en rigtig god polterabend. Og husk: det er sjovest hvis dagens midtpunkt ikke ved noget som helst om jeres planer, så sørg for at have pokerfjæset på!

Eventhall,

Eventhall er et stort aktivitetscenter beliggende lige udenfor Århus. Eventhall tilbyder aktiviteter til store såvel som små forsamlinger, om det er Polterabend, Teambuilding, Firmafest eller noget helt tredje, så har vi aktiviteterne. Vi hjælper også gerne med planlægningen, hvis der skulle være behov for dette.

 

Skriv en kommentar