Sådan styrer du en stor forsamling

Jo større en forsamling er, dets sværere er det at holde styr på den! Her finder du nogle forslag til, hvorledes du kan styre forsamlingen.

Få folk på plads

Hvis festen ikke starter med en alm. velkomst, eller hvis dagens aktiviteter har været brudt op, kan det været svært at få folk til at sidde på deres plads til tiden. Ofte står folk stadig og snakker, blot få minutter før programmet begynder.

Find nogle hjælpere (fx tjenerne, brudepigerne, venner osv.) der venligt og smilende kan gå rundt og sige ind i samtalende grupper: ”Vi begynder om et øjeblik, værsgo at tage plads”.

Med 100 deltagere begynder man på dét fem minutter før tid, med 500 deltagere 10 minutter før tid.

 

Få salens opmærksomhed

Man skal ikke sige noget vigtigt til en forsamling før der er 100 % ro, af to årsager:

1)      Ens ord går tabt for en del tilhørerne

2)      Man signalerer at det man siger, alligevel ikke er så vigtigt, at folk behøver lytte efter

Husk på at folk ikke snakker for at være uopdragende, men fordi de er i gang med en hyggelig samtale. Det er en god idé, at få salens opmærksomhed før en person på førsterække råber ”Det er altså begyndt folkens!”.

En god måde, at få opmærksomheden på er så simpel som: ”Må jeg bede om jeres opmærksomhed?”, ”Værgod at sidde ned, de sidste!”, ”Der er stadig ledige pladser her oppe foran” eller rettet mod hjælperne ”Har vi fået alle ind fra morgenmaden?”

En anden mulighed er at klappe tre gang i hænderne, eller slå på et vinglas.

 

Start til tiden

Start altid til tiden, selvom alle folk endnu ikke er dukket op. Det indikerer hvorledes resten af festen vil forløbe. Lad hver med at kommentere på folk der kommer for sent.

Dette dur selvfølgelig ikke, hvis det er nogle vigtige personer der mangler (fx fødselaren).

 

Hvad skal man sige til velkomst?

Der behøves ikke siges meget – men det afhænger selvfølgelig af hvilken type arrangement der er tale om. Folk er spændte på dagen, så giv dem den praktiske information fra start.

 

Toastmaser

Formålet med en toastmaster er, at få den næste taler til at føle sig særlig velkommen samt fortælle gæsterne hvilken person (fx: hvad er personen relation fx til værterne) der nu taler for dem. Kender toastmasteren taleren, kan han/hun fortælle en lille anekdote om bekendtskabet – så længe anekdoten skaber yderligere respekt om taleren.

 

Stands en taler der går over tid

Det er bedre at forebygge end afbryde! Toastmasterne bør på forhånd afstemme forventninger om tidsforbrug, og være ærlig hvis det simpelthen er en for lang tale. Aftal evt. et stopsignal 5 minutter før tid der indikerer at nu skal taleren runde af.

Inden toastmasteren præsenterer taleren, kan toastmasteren, under 4 øjne, endnu engang minde taleren om den aftalte tid.

Trækker talen dog langt ud over det aftalte, kan det være nødvendigt at stoppe ham/hende. Brudevalsen skal jo nå at danses inden midnat!

Toastmasteren kan i et sådan tilfælde være nødsaget til at rejse sig og sige, ”Tak til Karsten. Vi kan desværre ikke nå at høre mere, for køkkenet står allerede klar med næste ret”. Eller ”Vi kan desværre ikke nå mere af Birtes tale, for jeg ved, at venneparret fra Greve står klar med et sjovt indlæg”.

 

Forstyrrelser

Lyder der er brag eller rejser en kvinde sig for at tage en mobiltelefon, skal du ikke forsøge at snakke insisterende hen over afbrydelsen, for gæsterne har allerede deres tanker et andet sted. Vent i stedet for 20 sekunder før du fortsætter. Inden der fortsættes kan der evt. kommenteres: ”Nåda, var det et maleri, der faldt ned? Ja lad det bare stå der. Så får vi en til at se på det bagefter”.

Er det derimod en person, der taler højlydt med sidemanden, kan du blot kigge tavst på vedkommende og gå evt. et par skridt i hans/hendes retning, indtil personen opdager det og tier stille.

Dette sender desuden et signal til de andre deltagere om, at her tier vi stille når andre taler.

 

Klap

Begynder folk ikke spontant at klappe efter en tale, skal du selv stå klar til at klappe, evt. med ordenen ”Mange tak Gustav, skal vi ikke give ham en hånd?”.

 

Hvad skal man siges til afsked?

Igen behøves der ikke siges særligt meget. Man kan sige tak for en dejlig dag samt give praktiske informationer.

 

 

Inspiration til dette indlæg stammer fra bogen ”Møder der kommer os i møde” af Ib Ravn. Bogen bygger på velkendte fungerende teknikke,r der anvendes indenfor konferencebranchen. Jeg har i dette indlæg omskrevet teknikkerne til at passe til større privatfester.

Skriv en kommentar